Expertenmeinung: Das Smartphone als Arbeitsmittel?

Ist ein Consumer-Device für den Einsatz im professionellen Umfeld zur Abbildung kritischer Geschäftsprozesse geeignet?

Unsere Empfehlung lautet: Entscheiden Sie sich für ein Profigerät! Warum? Diese 7 Denkanstöße haben wir für Sie zusammengetragen. 

Mobilität in Ihrer Hand - am Besten mit einem Profigerät

Die erste entscheidende Frage ist: Was ist ein Consumer-Device, was ein professionelles Endgerät? Als Consumer-Devices werden Smartphones oder Tablets aus dem privaten Bereich bezeichnet. Es sind Geräte wie sie im täglichen Umfeld laufend eingesetzt werden, seit 2010 einen enormen Wachstumsschub erfahren haben und in vielen Bereichen unseres Lebens präsent sind. Consumer-Devices bieten neben einer hervorragenden User-Experience: große und brillante Displays, einfaches und leichtes Handling vieler nützlicher Apps (Anwendungsprogramme). 

Bei zentralen Lebensfragen wenden sich die Menschen immer weniger an Freunde oder Familie, sondern sie suchen nach Apps im Online-Store oder füllen Wissenslücken auf Wikipedia. Ein weiterer Effekt ist der ständige Bedarf an WLAN (Wireless Local Area Network), es ist scheinbar zu einem Grundbedürfnis geworden. Der Datenverbrauch von Usern nimmt dramatisch zu, ein Ende ist nicht in Sicht.

Taugen Consumer-Devices also auch für das Geschäftsumfeld? Tatsächlich ersetzen heute Tablets vielfach bereits Laptops. In manchen Ländern verwenden Anwender sogar ihre eigenen, privaten Geräte für die Arbeit (BYOD/Bring your own device). In manchen Anwendungsbereichen scheint der Einsatz naheliegend: beispielsweise im Handel bei der Zustellung und der Vertriebsunterstützung oder im Gesundheitswesen am Krankenbett. Größere Displays und eine leichte Bedienung sprechen für sich. 

Auch Datenerfassung ist damit möglich. Typische Anwendungsfälle hierfür: das Einlesen eines QR-Codes (Quick-Response-Barcodes, erfunden 1994 von Denso Wave/Toyota) oder das Erfassen von Coupon-Codes, die am POS (Point of Sale) als Rabatt eingelöst werden können. Technisch werden diese Anwendungen App-basierend betrieben, also mit Scanner oder Kamera und einer explizierten Decodier-App oder mittels eines Bluetooth-Barcodescanners mit eingebautem Decoder, der mit dem Gerät gekoppelt wird.

Die gravierenden Unterschiede für ein Profigerät im Überblick

Wo liegt also der Unterschied zum Profigerät, einem explizit gebauten Gerät (zB. einem Falcon, Skorpio oder BHT-Gerät), das für die industrielle Anwendung gebaut wurde?

1. TCO  - Total Cost of Ownership (Gesamtkostenrechnung)

Der erste und wohl wichtigste Unterschied liegt im Preis: Lassen Sie sich nicht verführen. Die günstigen Erstinvestitionskosten haben einen Grund. Wichtig für einen langfristigen und kosteneffizienten Betrieb sind die Gesamtkosten (=Erstinvestitionskosten plus Kosten des laufenden Betriebs während der gesamten Nutzungsdauer).

Wichtige Kriterien bei der Beurteilung dieser laufenden Kosten sind:

  • Implementierungsaufwand
  • Ersatz-Kosten
  • laufender Support
  • Geräte-Laufzeit und 
  • Ersatzteil- und Reparaturverfügbarkeit

Wer billig kauft, kauft oftmals teuer. Das renommierte Marktforschungsunternehmen Gartner Research belegt, dass Unternehmen, die TCO-Entscheidungen treffen, insgesamt erfolgreicher sind. Im Fall von Consumer-Devices vs. Profi-Geräte entfallen nur 12 % der Kosten auf den Anschaffungspreis.

Der Grund liegt in der höheren Fehleranfälligkeit und Fehlerrate von Consumer-Devices. Geplanterweise müssen Consumer-Devices meist nach 2 Jahren nachgekauft werden, sie werden so gebaut (geplante Obsoleszenz). Businesskunden können aber keine Downtimes im kritischen Geschäftsumfeld akzeptieren.

Profigeräte werden speziell für den zuverlässigen Betrieb entwickelt. Sie müssen Kriterien erfüllen wie: IP-Schutzklassen (Wasser- und Staubresistenz), wiederholtes Hinunterfallen auf Beton, gezielte Displaytests mit Stahlkugeln, höhere Betriebstemperaturen und industrielle Anschlüsse (getestet auf 20.000 Ansteckversuche).

Der Betrieb im Geschäftsumfeld sollte nicht mit dem in den eigenen 4 Wänden verwechselt werden.

Nach 2 Jahren im Volleinsatz werden bereits 35 % der Consumer-Devices ersetzt, nach 3 Jahren sind es bereits 80 %. Von Profigeräten werden 2 % nach 5 Jahren getauscht.

2. Reparatur – was nun?

Sollten Consumergeräte nicht getauscht (aka weggeworfen) werden, sondern repariert, stehen Herausforderungen bevor. Wo findet sich ein zuverlässiges Service-Center?

Verschiedene Hersteller führen Service-Center mit verschiedenen Service-Levels. Meist in verschiedenen Ländern. Auch die Reparatur-Prozesse unterscheiden sich oft innerhalb eines Gerätetyps. Die Abrechnung erfolgt über sogenannte „Flat Rates“ (Pauschalbetrag für eine Reparatur). Durch das Ausscheiden der Geräte in den Reparaturprozess werden Ersatzgeräte benötigt, die wiederum die TCO erhöhen.

Dazu kommt die Frage der Nachkaufmöglichkeit eines Gerätes. Nach 2 Jahren ist es sehr unwahrscheinlich, exakt das gleiche, mühsam evaluierte Gerät nochmals zu erhalten. So müssen beispielsweise Apps und sämtliche Parameter nachgezogen und eventuell verschiedene Software-Stände verwaltet werden.

Auch Managementprobleme entstehen. Mitarbeiter, die ihre Geräte kaputtmachen, werden mit einem neuen belohnt. Warum sollen Sie dann auf Ihre kostbare Hardware aufpassen?

Profigeräte werden für einen längst möglichen Lebenszyklus designt. Sie haben eine längere Verfügbarkeit (mindestens 5 Jahre) am Markt. So bekommen alle Mitarbeiter immer dasselbe Gerät und haben es dadurch auch länger im Einsatz. Profigeräte-Hersteller (wie beispielsweise Denso, Datalogic etc.) haben eine explizite Verpflichtung zum Reparaturprozess: mindestens 5 Jahre Ersatzteil- und Reparatur-Verfügbarkeit.

Alle Faktoren zusammengerechnet haben Profigeräte, auch wenn die Ankaufskosten höher sind, viel geringere Total Cost of Ownership. Auf Basis einer 5-Jahres-Analyse aller Hard- und Soft-Facts sind es 30% – eine bedeutende Ersparnis.

Entscheidende Faktoren waren die hohe Fehlerrate bei Consumer-Devices. Geschäftsentgang und verlorene Zeit kann bis zu 120 Euro pro Stunde kosten. In der Routenplanung verlieren Fahrer bis zu 75 Minuten produktive Zeit, Daten gehen verloren und können nicht verarbeitet werden. Ab dem 2. Einsatzjahr lieferten Profigeräte bereits einen Vorteil.

3. Scan me – if you can. 

Hier kommen Consumer-Devices schlecht weg: 

  • schlechtes Zielen
  • geringe Bewegungstoleranz
  • geringe Tiefenschärfe
  • Scangeschwindigkeit und
  • der Umgang mit schlechten, unsauberen oder beschädigten Strichen

All diese Kriterien sind für den User unbequem in der Anwendung und somit unproduktiv.

Profigeräte können mit verschiedensten Scan-Engines gekauft werden: mit 1D-, 2D-, Autorange- oder Extra-Long-Range Engines. Die Barcode-Symbologie kann konfiguriert werden. Positive Barcode-Erfassung wird mittels Signal (Peep) oder Licht (grüner Punkt, zum Beispiel von Datalogic) rückbestätigt. Das Zielen ist leichter, die Erfassung um ein Vielfaches schneller.

Consumer-Devices können zwar scannen, für Anwendungen mit einer hohen Scanfrequenz sind sie aber nahezu unbrauchbar. Dafür gebaute Profigeräte bieten schnelles und zuverlässiges Scannen von Hunderten von Barcodes pro Schicht.

Ähnlich verhält es sich mit der Tastatur: Was nützt der größte Bildschirm, wenn in der Anwendung die Hälfte davon mit einer Tastatur überblendet wird? Oder wenn ein nicht fühlbares Anschlagen der Tasten den User im Ungewissen lässt, ob seine Eingabe erfolgreich war? Eingaben mit Handschuhen oder nassen Fingern sind manchmal nicht möglich, Einsatz bei Regen führt zu Fehleingaben.

Profigeräte haben nicht nur robustere, vollwertige Touchscreens. Sie können auch mit einer zusätzlich angebauten Tastatur bestellt werden. Dadurch ist eine Einhandbedienung möglich und ein spürbares Anschlagen der Tasten. Verschiedene Keyboard-Varianten sind verfügbar, und manche Tasten sind sogar hintergrundbeleuchtet.

4. Battery Low

Wer kennt die tägliche Not nicht: Ist mein Akku geladen? Intensive Nutzung kann dazu führen, dass viele Apps im Hintergrund laufen und der Stromverbrauch dramatisch steigt.

Mit Profigeräten kann eine volle Schicht durchgearbeitet werden. Das Powermanagement und die Akkus sind dafür konzipiert. Zu den Richtlinien bei der Entwicklung zählen permanentes Scannen und permanente Netzwerkverbindung. Ist der Akku trotzdem leer, kann er im laufenden Betrieb (hot swappable) ohne Herunterfahren getauscht werden. Somit steht ein 24/7-Arbeitsbetrieb zur Verfügung.

5. Wie weit reicht die Reichweite?

WLAN-Leistung auf Consumergeräten war nie eine Anforderung, obwohl viele Smartphones diese Kriterien heute erfüllen. WLAN kann im weitläufigen Indoor-Umfeld (beispielsweise großen Shops oder Produktionshallen) sehr dicht sein. Dies erzeugt viel Traffic, der die Geräte „verwirrt“.

Ein vorübergehender Mangel an Konnektivität ist im Privatumfeld zwar ärgerlich, aber kein größeres Problem. Im Geschäftsumfeld kann durchgängiger Datentransfer kritisch sein. Dafür muss WLAN sicher gegen Störungen sein und Roaming-Features bieten. Grund dafür ist oftmals eine Funkausmessung, die auf „stationärer Mobilität“ basiert. Also für Laptops oder Drucker. Mobile Geräte sind allerdings ständig in Bewegung und roamen – also wechseln die Funkzellen – anders und viel öfter.

Profigeräte unterscheiden sich hier deutlich durch eigene Roaming-Protokolle, Connectivity-Features (z. B. CCX) und erfüllen sämtliche Security-Standards.

6. Zubehör und Diebstahlschutz

Zubehör von Consumergeräten kommt meist von Drittanbietern. Die Auswahl, der Kauf und die Verwaltung können kompliziert und kostenintensiv werden.
Ein dezidierter Vorteil von Profigeräten ist die Verfügbarkeit von Originalzubehör. Das kann für Kommunikation (für USB-, RS232- oder Ethernet-Anbindung) oder zum Aufladen verwendet werden. Auch Holster, Fahrzeug-Docks oder Griffe sind verfügbar. Schließlich soll für die individuellen Anwendungsbereiche die größtmögliche Flexibilität geboten werden.

Consumer-Devices sind auch für private Nutzer verwendbar und damit diebstahlgefährdet. Offene SIM-Slots und bekannte Oberflächen sind verlockend. Diese Geräte sollten nicht unbeaufsichtigt in Geschäftsräumlichkeiten herumliegen.

7. User-Interface

Einer der Gründe, warum wir unsere Smartphones so lieben, sind deren intuitive Oberflächen, die Bildschirme sind groß und die Apps touchfähig. Die schnelle Verwendung ohne Einschulung ist möglich. Im Profigeräte-Umfeld vollzieht sich gerade ein ähnlicher Wandel: Geräte werden mit brillanten Touchscreens ausgeliefert, Anwendungen werden auf Apps umgestellt.

Auch klassische Emulationen in Grün auf Schwarz hin zu reduzierten Bildschirmen können von Business-Apps abdeckt werden. Eine Kiosk-Mode-Anwendung erlaubt den Usern den Zugriff auf ausgewählte Apps des Unternehmens.

Unsere Empfehlung lautet:

Entscheiden Sie sich für ein Profigerät. Warum?

  • Die Total Cost of Ownership (30 % Ersparnis),
  • Barcode- und Tasteneingabe,
  • Akkulaufzeit, 
  • Management der Geräte, 
  • verlässliches WLAN, 
  • Zubehörverfügbarkeit, 
  • Diebstahlschutz und 
  • Benutzerfreundlichkeit 

- sprechen für sich.

Denn es bleibt immer die zentrale Frage zu beantworten: Für wen suchen wir denn diese Geräte? Es sind die User im Feld, die damit tagtäglich ihren Job professionell, zuverlässig und gewissenhaft erledigen sollen. Dafür müssen wir ihnen verlässliches, robustes Equipment zur Verfügung stellen, das als Werkzeug zu sehen ist und über viele Jahre funktioniert. Barcotec hat in seiner 30-jährigen Markttätigkeit viele Kunden bei der Realisierung nachhaltiger, mobiler Lösungen unterstützt.

Wir fassen hier Erfahrungen aus der Praxis von Barcotec GmbH zusammen und bietet einen Überblick über Chancen und Risiken bei der Arbeit mit Smartphones und professionellen Datenerfassungsgeräten.
Manuela Hagenauer, MBA